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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

ARTICLE 1. PRÉAMBULE

La présente politique de de protection des données concerne la relation entre VHS via sa marque ASSERIS et toute personne bénéficiant ou souhaitant bénéficier des services proposés par VHS via sa marque ASSERIS.

VHS via sa marque ASSERIS propose aux adhérents du SNPI (Syndicat National Professionnels Immobiliers) des assurances conçues et adaptées aux contraintes et risques du marché immobilier. VHS est une structure principalement dédiée aux contrats d’assurance et garanties financières obligatoires.

VHS est également un cabinet de courtage d’assurances des Professionnels Immobiliers, et à titre accessoire des particuliers, mettant à disposition des contrats d’assurances complémentaires négociés auprès de grandes compagnies.

VHS est une filiale du SNPI et en partage les valeurs et principes.

VHS peut être amenée, pour ses activités, à traiter des données à caractère personnel et entend traiter celles-ci dans le respect de la règlementation en vigueur et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique dans sa dernière version en vigueur.

Soucieux d’être un partenaire de valeur protégeant les données personnelles, VHS s’engage à traiter les Données à caractère personnel conformément à ses principes, et conformément aux principes de transparence, de détermination et de légitimité des finalités, d’exactitude, de proportionnalité et de minimisation, de sécurité et de confidentialité, de responsabilité et de protection dès la conception et par défaut.

A cette fin, VHS a dûment désigné un DPO qui peut être contacté selon les modalités détaillées ci-dessous.

ARTICLE 2. DÉFINITIONS

Pour l’interprétation et l’exécution de la présente politique de protection des Données à caractère personnel (ci-après « la Politique »), les termes employés ci-après sont définis de la façon suivante :

  • « Client » : personne physique ou morale (représentant légal d’une société le cas échéant) souscrivant un contrat d’assurance et/ou bénéficiant ou souhaitant bénéficier des services proposés par VHS ; ce terme inclut donc le terme de « Client potentiel » ;
  • « Données à caractère personnel » ou « Données» : désignent toutes données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, telles que nom, prénom, mail, adresse postale, téléphone ;
  • « Délégué à la Protection des Données » ou « DPO »: désigne la personne en charge de conseiller et de contrôler le Responsable du traitement en matière de protection des Données à caractère personnel. En l’espèce, le DPO de VHS est :

 

Cabinet Jacob Avocats

161 Avenue Victor Hugo – 75116 Paris, France,

Désigné auprès de la CNIL le 25 octobre 2018

Désignation N°DPO-32243

Dpo-vhs-asseris@snpi.fr

  • « Responsable du traitement » : désigne la personne, le service ou l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement de Données à caractère personnel, à savoir en l’espèce VHS ;
  • « Personne concernée » : personne dont les Données à caractère personnel sont traitées, comme les Clients ;
  • « Site Web » : site accessible à l’adresse URL https://www.asseris.fr/ édité par VHS et le SNPI ;
  • « Traitement »: désigne toute opération sur les Données à caractère personnel, et notamment l’enregistrement, la collecte, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction ;
  • « Vous » : désigne le Client.
  • « Tiers » désigne toute personne en lien (contractuel ou non) avec le Client dans le cadre de la souscription ou de l’exécution du contrat d’assurance ou de garantie financière, tels que : associés, collaborateurs., les propriétaires d’immeubles, bailleurs, locataires, occupants d’immeuble voisins, toute personne en litige avec le Client, intervenant des entreprises de travaux, expert,

ARTICLE 3. PROVENANCE DES DONNEES

Dans le cadre de ses missions, VHS est le destinataire et l’utilisateur de Données à caractère personnel relative au Client, telles que :

  • prénom(s) et nom(s) ;
  • date et lieu de naissance ;
  • adresse électronique ;
  • adresse postale (libellé de l’adresse, code postal et commune) ;
  • photo d’identité ;
  • numéro de téléphone ;
  • données mentionnées sur les cartes professionnelles, la copie de la carte professionnelle étant nécessaire ;
  • données mentionnées dans l’attestation d’assurance, la copie de l’attestation d’assurance étant nécessaire ;
  • expérience (dont parcours professionnel) et cursus (dont diplômes et curriculum vitae) ;
  • appartenance ou non à un réseau ou à une franchise ;
  • exercice de fonctions ou non au sein d’une Chambre de commerce ;
  • extrait kbis ;
  • N° RSAC (agents commerciaux)

Cette liste n’est pas exhaustive. Les données récoltées par VHS le sont directement auprès de la personne concernée ou auprès du SNPI, lorsqu’un Adhérent du SNPI sollicite ce dernier afin de bénéficier des services de VHS.

Pour certaines finalités, comme l’établissement de devis, ou d’audit, ou l’exécution du contrat d’autres données pourront être récoltées, comme :

  • La copie des statuts ;
  • La copie de la carte professionnelle ;
  • Une attestation de Responsabilité Civile Professionnelle (RCP) et détournement des préposés ;
  • Nom de l’Assureur ou du Garant financier actuel ;
  • Le procès-verbal de nomination du représentant légal ;
  • Actionnariat (désignation, quote-part, activité) ;
  • Données comptables et financières ;
  • Relevé de sinistralité et attestation de résiliation ;
  • Etat des privilèges et nantissement sur la société ;
  • Coordonnées du contact chez le Client ;
  • Informations relatives aux Clients nécessaires au traitement d’un sinistre garantie par une Protection juridique ou une assurance Propriétaire non occupant (photographies, films vidéo pris dans le cadre familial). Ces données seront alors utilisées en conformité avec les contrat liant VHS à la Compagnie d’assurances.

Dans le cadre de la souscription ou l’exécution du contrat VHS est également le destinataire et l’utilisateur de Données à caractère personnel relatif à des Tiers telles que :

  • Nom(s) et prénom(s) adresse postale et électronique des bailleurs,
  • Pièces et informations des locataires (candidats compris) notamment celles visées par le
  • Coordonnées et informations en lien avec le sinistre, concernant des Tiers tels que :
  • Informations concernant les tiers en lien avec le sinistre comme Les nom et adresse de l’auteur du Sinistre, des victimes, des témoins éventuels
  • Dans le cadre d’un audit garantie financière, peuvent être collectés le Nom et prénom des associés non gérants, leur part dans le capital, leur modalité de rémunération (dividende etc..), le montant d’avance en compte courant, le nom et prénom des collaborateurs, notamment ceux chargés de la comptabilité, le cas échéant le nom du bailleur du Client
  • Toutes informations afférentes aux Tiers avec lequel le Client est en litige dans le cadre d’un sinistre Protection juridique
  • Nom et prénom du représentant légal du mandant du Client agent commercial.

VHS intervient comme Responsable du traitement au sens de l’article 3 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ou comme sous-traitant selon les traitements mis en œuvre

Les réponses aux questions posées dans les formulaires accessibles sur le Site Web ou dans les formulaires papier (par exemple, un courrier de demande de devis) peuvent être obligatoires, lorsqu’elles sont matérialisées par un astérisque rouge. Le défaut de celles-ci est susceptible d’entrainer le rejet de la demande formulée par le Client ou de la demande de création d’un compte sur l’« Espace Client ».

Le Client contactant ou contractant avec VHS est susceptible de communiquer des données personnelles concernant des tiers (entourage, salariés de l’entreprise, etc.). Le Client doit donc communiquer à ces personnes tierces des informations détaillées dans la présente Politique et, si ce dernier est nécessaire, recueillir le consentement libre, univoque, exprès et spécifique. Le Client se porte fort du respect de ces obligations auprès de VHS.

Des données sensibles sont susceptibles d’être collectées et traitées dans le cadre d’une souscription d‘un contrat d’assurance et de la gestion du contrat lorsque VHS dispose d’une délégation de gestion.

ARTICLE 4. QUALITE DE SOUS-TRAITANT DE VHS

Dans le cadre de la procédure de souscription, VHS a la qualité de responsable de traitement. VHS est également responsable de traitement lorsque seront traitées des données à caractère personnel collectées afin de recueillir les besoins du Client.

Concernant les Données à caractère personnel qui peuvent être traitées pour le compte des compagnies d’assurance en vertu d’une délégation de gestion, VHS disposera de la qualité de sous-traitant et s’engage à respecter les obligations incombant à tout sous-traitant et à n’agir que sur les instructions des compagnies d’assurances pour réaliser les opérations de traitement autorisées par le responsable de traitement.

Lorsque VHS traite des Données à caractère personnel pour le compte de compagnies d’assurance, VHS intervient en qualité de sous-traitant et ne pourra être tenu responsable de la mauvaise exécution des obligations de ce dernier en vertu de la règlementation relative à la protection des Données à caractère personnel.

ARTICLE 5. BASE LEGALE POUR LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DES DONNEES

En conformité avec la règlementation en vigueur et ses principes, VHS opère une collecte et une utilisation de Données à caractère personnel dans le strict respect de la règlementation en vigueur, et ce dans les conditions suivantes :

  • lorsque Vous avez donné votre consentement libre, spécifique et éclairé concernant le traitement de vos Données ;
  • lorsque cela est nécessaire à l’exécution d‘un contrat (traitement des sinistres) ou dans le cadre de relations commerciales ;
  • lorsque cela est nécessaire au respect d’obligations légales ou règlementaires, par exemple en matière, de lutte contre la fraude et contre la corruption, audit financier  ;
  • lorsque les intérêts légitimes de VHS justifient le traitement de vos Données à caractère personnel.

Concernant les demandes de contact et la prospection, la base légale est le consentement de la personne concernée.

Concernant la gestion du contrat, VHS intervient en tant que sous-traitant selon les conditions applicables au contrat concerné.

Concernant la souscription du contrat, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie.

ARTICLE 6. UTILISATION DES DONNEES ET FINALITES DES TRAITEMENTS

Les Données à caractère personnel collectées auprès du Client ou du SNPI et utilisées par VHS le sont pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Les données collectées sont susceptibles de varier en fonction du contexte de la collecte, à savoir notamment pour les finalités suivantes :

  • activité de courtage d’assurances ;
  • proposition et souscription de contrats d’assurance et garanties financières à tarifs négociés ;
  • proposition et souscription de contrats ;
  • passation, gestion et exécution du/des contrats, et notamment des contrats d’assurance, et ce dans les limites de la mission du courtier ;
  • gestion de la relation avec l’assuré le cas échéant et mise en contact avec la compagnie d’assurance concernée ;
  • Traitement des déclarations de sinistres, lorsque cela rentre dans le cadre du mandat de gestion accordée par la compagnie d’assurance concernée ;
  • adhésion à des contrats d’assurance ;
  • vérification de la qualité d’Adhérent du SNPI, étant donné que certains contrats proposés par VHS et les services fournis ne peuvent que bénéficier aux Adhérents SNPI ;
  • proposition de tarifs privilégiés chez les partenaires commerciaux de VHS ;
  • adhésion des Clients  ;
  • maintien du fichier Clients ;
  • création de l’«Espace Client » ;
  • réalisation d’analyses statistiques sur les Clients ;
  • communication auprès des Clients, et notamment souscription à la newsletter ;
  • mise en œuvre du service juridique ;
  • prospection commerciale

Les contrats d’assurance nécessitant la collecte et le traitement de données à caractère personnel peuvent être, sans que cette liste soit exhaustive :

  1. Contrat de protection juridique ;
  2. Contrat de RCP-RCE Agent commercial ;
  3. Garantie loyers impayés ;
  4. Assurance locaux professionnels ;
  5. Assurance propriétaire non-occupant ;
  6. Contrat de Responsabilité civile professionnelle ;
  7. Contrat Garantie financière pour « Activités transactions sur immeuble et fonds de commerce » (Transactions sans encaissement et transactions avec encaissement) ;
  8. Contrat Garantie financières pour « Activités Gestion immobilière et syndic de copropriété ».

Selon les circonstances, VHS peut également être amenée à utiliser vos Données à caractère personnel pour des finalités imposées par la règlementation en vigueur. Nous vous rappelons les données à caractère personnel peuvent également être utilisées dans le cadre des dispositions légales relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, ou encore dans le cadre de l’exercice de la défense d’un droit.

ARTICLE 7. DESTINATAIRES DES DONNEES

Les Données à caractère personnel collectées et/ou reçues et traitées par VHS sont destinées :

  1. au personnel de VHS et/ou du SNPI habilité à opérer un traitement de Données ;
  2. aux partenaires de VHS, et notamment les compagnies d’assurances, comme :
  3. Sérénis (SA au capital de 16.422.000 euros, ayant son siège social sis 25, rue Docteur Henri Abel – 26000 Valens et enregistrée au Registre du commerce et des sociétés de Romans sous le numéro 350 838 686) ;
  4. FIDELIDADE (Fidelidade Companhia de Seguros S.A., Succursale de France, 29 boulevard des Italiens – 75002, immatriculé au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 413 175 191) ;
  5. Groupama Protection Juridique (société anonyme au capital de 1 550 000 euros, dont le siège social est situé 14-16 Rue de la République 92800 PUTEAUX et immatriculé au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro B321 776 775) ;
  6. INTERASSURANCES (société par actions simplifiée au capital de 102000 euros, dont le siège social est situé 14 rue de Richelieu – 75001 Paris et immatriculée sous le numéro 498 438 563 au Registre du commerce et des sociétés de Paris) ;
  7. CFDP assurance SA à conseil d’administration au capital de 1 692 240€, dont le siège est situé 62 RUE DE BONNEL 69003 LYON et immatriculé au Registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro 958 506 156
  8. ou les sociétés permettant d’obtenir une garantie financière pour les activités de VHS, comme QBE (QBE Europe SA est une société de droit étranger au capital de EUR 770 061 500 immatriculée en Belgique sous le n° 0690.537.456. Son siège social est situé 37, boulevard du Régent, 1000 Bruxelles – Belgique. TVA BE 0690.537.456 – RPM Bruxelles. La Succursale en France de QBE Europe SA est inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 842 689 556. QBE Europe est une entreprise régie par le Code des Assurances pour les contrats souscrits ou exécutés en France. QBE Europe SA est soumise au contrôle de la Banque Nationale de Belgique (NBB) et sa succursale en France est situé Cœur Défense – Tour A 110, Esplanade du Général de Gaulle 92931 Paris La Défense Cedex Tél. : 01 80 04 33 00  est également soumise au contrôle de l’Autorité de Contrôle Prudentielle et de Résolution (ACPR). QBE Europe SA est membre de QBE European Operations, division de QBE Insurance Group) ;

Ces transmissions de données sont strictement nécessaires pour l’exercice des activités de VHS et la personne ne souhaitant pas voir ses données à caractère personnel communiquées dans ce cadre ne doit pas contracter par le biais de VHS ou bénéficier des services proposés par VHS.

  • aux sous-traitants de VHS ou du SNPI chargés de la réalisation d’opération de traitements de Données pour le compte et sur instruction documentée du Responsable du traitement ;
  • dans certaines hypothèses, VHS peut adresser les données à caractère personnel au SNPI et ce notamment lorsque le Client sollicite un devis.

Dans l’hypothèse où VHS procéderait à une transmission de Données à caractère personnel à des tiers, celui-ci s’engage à ce que ces derniers opèrent un traitement conforme à la présente Politique. Par voie de conséquence, VHS s’engage à garantir la confidentialité et la sécurité des Données, et ce notamment au moyen d’actes juridiques conclus avec les sous-traitants et les tiers.

Dans certaines hypothèses, VHS peut être amené à divulguer des Données à caractère personnel à des tiers, tels que des organismes publics ou des autorités judiciaires, et ce notamment afin de se conformer à la règlementation en vigueur et de respecter ses obligations légales.

ARTICLE 8. SOUS-TRAITANCE

VHS fait preuve d’une vigilance particulière en matière de sous-traitance. Si VHS est amenée à faire appel à des sous-traitants, VHS s’engage à informer par écrit ses Clients de tout changement concernant l’ajout ou le remplacement de sous-traitants.

VHS s’engage à s’assurer que les sous-traitants présentent des garanties identiques de confidentialité et de sécurité et que le traitement opéré par le sous-traitant soit effectué en accord avec la règlementation en vigueur, et notamment le RGPD.

ARTICLE 9. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

VHS conserve uniquement les Données à caractère personnel pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle il a été procédé à la collecte.

La durée de conservation peut varier selon des circonstances spécifiques comme la règlementation, cette dernière pouvant notamment imposer une durée spécifique (par exemple, 10 ans pour les documents comptables) ou des périodes de prescription concernant les contentieux légaux.

VHS a la qualité de Responsable du traitement pour les traitements liés à la gestion de la relation commerciale précontractuelle avec le client. En fonction des accords avec les assureurs, VHS peut également avoir la qualité de Sous-traitant des traitements liés à la passation, la gestion et l’exécution des contrats d’assurance. VHS s’engage ainsi à respecter les durées de conservation imposées par la réglementation en vigueur.

Outre la conservation durant la relation contractuelle avec la personne souscrivant, ayant souscrit ou demandant à obtenir des informations sur les contrats d’assurance et/ou bénéficiant des services proposés par VHS, les données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà d’une période de 3 (trois) ans après la demande de contact/d’informations.

En cas de souscription, et compte tenu de la spécificité du marché de l’assurance, VHS conservera les données à caractère personnel (Documents contractuels ou assimilés : Conditions particulières, Bulletins d’adhésion, Avis d’échéance, Expression des besoins du client, résiliation du contrat) 10 (dix) ans après la résiliation d’un contrat d’assurance, et, en cas de sinistre, 10 ans à compter de la date de clôture définitive du dossier sinistre, que l’indemnisation ait eu lieu ou non, ou de la date de fin du contrat si elle est postérieure ; ce pour des motifs de bonne administration de l’adhésion, de gestion, de réclamations ou de déclarations de sinistres en archivage intermédiaire après la fin de la période de souscription.

VHS conservera par ailleurs les quittances de cotisations, correspondances avec l’assureur et l’assuré 2 ans à compter de la date d’effet de la résiliation du contrat, ou, en cas de sinistre, 2 ans à compter de la date de clôture définitive du dossier sinistre, que l’indemnisation ait eu lieu ou non, ou de la date de fin du contrat si elle est postérieure

Lorsqu’un délai de prescription sera imposé par la loi, la durée de conservation ne pourra y être inférieure.

Les données relatives au justificatif d’identité (copie de pièce d’identité) transmis lors d’une demande d’exercice des droits seront supprimées dès la fin de la vérification en cas de demande d’exercice des droits.

En matière de prospection commerciale, les Données à caractère personnel ne peuvent être conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Elles peuvent être conservées à des fins de prospection commerciale pour une durée de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact. Au terme de ce délai de trois ans, VHS pourra reprendre contact avec ses Adhérent/prospects afin de savoir s’ils souhaitent continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

 

ARTICLE 10. CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DES DONNÉES

Conformément à la règlementation en vigueur, VHS s’engage à respecter les principes de sécurité, de confidentialité et d’intégrité des Données à caractère personnel collectées auprès du Client.

Article 10-1 Confidentialité

VHS s’engage à préserver la confidentialité des Données à caractère personnel à l’égard de son personnel et de toute personne susceptible d’y avoir accès.

Le personnel de VHS habilité à avoir accès aux Données à caractère personnel s’engage à respecter la confidentialité et est susceptible d’être soumis à une obligation légale ou contractuelle de confidentialité. De même, le personnel habilité a reçu la formation nécessaire afin d’avoir accès aux Données à caractère personnel.

Fidèle à ses valeurs, et lorsque cela est justifié, VHS peut être amenée à proposer une limitation des Données, une anonymisation des Données ou à recourir à une pseudonymisation des Données à caractère personnel.

Article 10-2. Mesures de sécurité mises en œuvre

Concernant le principe de sécurité, le Responsable du traitement met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

VHS fait appel à une combinaison de plusieurs niveaux de sécurité. Les mesures peuvent être humaines, physiques ou logiques afin de contribuer à la sécurité des systèmes d’information.

Des mesures techniques et organisationnelles ont été mises en place afin que les données collectées et traitées ne soient accidentellement ou délibérément compromises.

Bien que des mesures raisonnables soient mises en œuvre pour protéger vos données, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est entièrement infaillible.

Les mesures mises en place pour protéger les données sont notamment les suivantes :

  • Accès limités et surveillés aux locaux de VHS ;
  • Accès restreint du personnel aux serveurs ;
  • Protection des serveurs et des ordinateurs ;
  • Sensibilisation du personnel de VHS habilité à avoir accès aux données à la thématique de la protection des données à caractère personnel ;
  • Accompagnement par un DPO ;

VHS entend privilégier le stockage des Données au sein de l’Union européenne ou, à tout le moins, des solutions de stockage dans des pays hors Union européenne présentant des garanties suffisantes, et ce en conformité avec la législation en vigueur.

Les serveurs hébergeant les Données à caractère personnel collectées/traitées par la société VHS sont situés en France. Les données traitées par les sous-traitants de VHS sont hébergées conformément à l’accord conclu entre VHS et ledit sous-traitant.

ARTICLE 11. SITES WEB TIERS

Le Site Web peut contenir des liens, notamment hypertextes – notamment par l’envoi de newsletters – et/ou des offres de partenaires renvoyant vers un site web tiers.

VHS n’exerce aucun contrôle sur le contenu des sites web tiers et sur les politiques de protection des Données à caractère personnel qui s’y appliquent. Il appartient donc au Client de se renseigner sur lesdites politiques.

VHS décline ainsi toute responsabilité relative à ces contenus, ces offres et ces politiques de protection des données à caractère personnel.

ARTICLE 12. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

Conformément à la règlementation en vigueur, le Client dispose des droits suivants :

  • Droit d’opposition

Le Client a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel le concernant. Le droit d’opposition est notamment limité par l’intérêt légitime de VHS à traiter les données à caractère personnel et autres exigences légales – comme les motifs impérieux.

Le Client a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative de façon similaire.

  • Droit d’information

VHS entend informer le Client des droits dont ils disposent, de la collecte et de l’utilisation des Données à caractère personnel.

VHS s’engage à produire une information concise, transparente et accessible sur les conditions et modalités de la collecte et du traitement des Données.

  • Droit d’accès

Le Client dispose d’un droit d’accès permettant d’obtenir des informations sur l’existence d’un traitement et de ses modalités.

Le Client dispose également du droit d’obtenir une copie de ses Données, en en faisant la demande auprès de VHS suivant les modalités de contact définies infra.

  • Droit de rectification

Le Client peut solliciter VHS afin de procéder à la rectification de leurs Données, notamment lorsque celles-ci ne sont plus à jour.

Ce droit s’exercera en contactant l’adresse Dpo-vhs-asseris@snpi.fr VHS pourra, le cas échéant, opposer à la demande un intérêt légitime ou des motifs impérieux lorsque la législation applicable le prévoit.

  • Droit à l’effacement des Données (ou « droit à l’oubli »)

Sous réserve de la règlementation en vigueur, et notamment des exceptions (par exemple, en matière de conservation nécessaire au respect d’une obligation légale), Le Client peut réclamer l’effacement des Données à caractère personnel qui lui sont relatives :

  1. Lorsque les Données à caractère personnel ne pas ou ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
  2. lorsque le Client retire consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’aucun autre fondement juridique au traitement n’existe ;
  3. lorsque le Client estime que le traitement de ses Données à caractère personnel constitue un traitement illicite ;
  4. lorsque les Données à caractère personnel doivent être effacées en vertu d’une obligation légale prévue par le droit de l’Union ou le droit de l’Etat membre auquel le Responsable du traitement est soumis, soit la France.
  5. Lorsque le Client s’est opposé au traitement des données et que VHS n’a pas de motif légitime ou impérieux pour refuser la demande ;

VHS sera seul décisionnaire du bien-fondé des demandes et pourra, le cas échéant, opposer à la demande un intérêt légitime ou des motifs impérieux lorsque la législation applicable le prévoit.

Par exemple, VHS peut valablement s’opposer à la destruction des données contenues dans les documents comptables, la durée conservation étant fixée par la loi.

  • Droit à la limitation du traitement

Le Client peut obtenir du Responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l’un des éléments suivants s’applique :

  1. lorsque l’exactitude des Données à caractère personnel est contestée, et ce pendant une durée permettant au Responsable du traitement de vérifier l’exactitude des Données à caractère personnel ;
  2. lorsque le traitement est illicite et que le Client s’oppose à l’effacement de ses Données et qu’il exige, en lieu et place, la limitation du traitement ;
  3. lorsque les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées mais que le Client en a besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  4. lorsque le Client s’oppose au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du Responsable du traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le Responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

 

  • Droit à la portabilité des Données

Le Client peut obtenir de VHS les Données précédemment fournies à ce dernier dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Le Client peut également transmettre ces Données à un autre responsable du traitement ou demander à ce que les Données à caractère personnel les concernant soient directement transmises par le Responsable du traitement à un autre si cela est techniquement possible.

 

  • Droit de retrait du consentement

Le Client peut, en utilisant les moyens mis en œuvre par le Responsable du traitement à cet effet, retirer leur consentement à tout moment lorsque les Données sont traitées sur la base de celui-ci.

Le retrait du consentement effectué par le Client ne vaut que pour l’avenir, et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

 

  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si le Client estime que ses droits ne sont pas respectés, ils bénéficient de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, telle que la Commission Nationale Informatique et Libertés en France.

  • Droit de décider du sort de vos Données après votre mort

Le Client dispose du droit d’organiser le sort de leurs Données post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières.

ARTICLE 13. EXERCICE DES DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

Pour les demandes d’exercice de droits, le Client est invité à contacter directement le DPO à l’adresse électronique Dpo-vhs-asseris@snpi.fr.

VHS s’engage à répondre à toute demande dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande complète. La demande doit inclure la copie d’une pièce d’identité du demandeur (recto / verso). Ce délai peut néanmoins être prorogé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

ARTICLE 14. VIOLATION DE DONNEES

VHS met tout en œuvre pour protéger les Données à caractère personnel collectées et traitées. Néanmoins, et notamment en raison de l’évolution rapide des techniques de sécurisation, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est infaillible.

En cas d’atteinte aux Données à caractère personnel conservées par VHS, celle-ci s’engage, lorsque l’atteinte est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, à communiquer cette violation aux Clients (si elle dispose d’un moyen de contact, comme d’une adresse de courrier électronique) concernés dans les meilleurs délais.

En cas de violation de Données à caractère personnel, VHS, en tant que Responsable du traitement, s’engage à notifier la violation en question à l’autorité de contrôle compétentes dans les meilleurs délais et, si possible, dans les soixante-douze heures au plus tard après en avoir pris connaissance, sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

ARTICLE 15. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNEES

Les Données à caractère personnel collectées et traitées sont conservées dans l’Union européenne.

Toutefois, il est possible que, dans le cadre de certaines de nos missions, des Données soient transférées à du personnel ou des sous-traitants situés hors de l‘Union européenne. Soucieux de protéger la vie privée et les données à caractère personnel des Clients, VHS met en place un programme complet en matière de protection des Données à caractère personnel, incluant des règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules ou BDR) dont l’objet est d’encadrer ces transferts de Données hors Union européenne, en assurant notamment un niveau de protection des Données adéquat.

VHS ne transférera vos Données à caractère personnel qu’à des tiers s’étant engagés par écrit à fournir un niveau de protection adéquat.

 

ARTICLE 16. MODIFICATIONS ET ÉVOLUTIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

 

VHS se réserve le droit de modifier la présente Politique. En cas de modification de la Politique, VHS adressera un courrier électronique à ses Clients. Dans tous les cas, les Clients sont invités à consulter régulièrement la Politique mise à leur disposition.

ARTICLE 17. COORDONNÉES

VHS via sa marque ASSERIS, peut être contacté selon les modalités de contact indiquées sur le site web de ASSERIS et à l’adresse électronique suivante : contact@asseris.fr

Le DPO peut être joint à l’adresse électronique suivante : Dpo-vhs-asseris[at]snpi.fr